La facture joue un rôle essentiel dans la comptabilité d’une entreprise en tant que document officiel qui atteste des transactions commerciales, assurant ainsi une traçabilité financière précise et contribuant à la transparence et à la conformité fiscale. La facture a une valeur juridique, comptable et fiscale.
Plusieurs informations doivent impérativement figurer sur vos factures. L’omission d’une mention obligatoire pourrait entraîner des sanctions financières significatives. Il est donc essentiel de veiller à la conformité de vos factures afin d’éviter de telles sanctions.
Les mentions obligatoires se divisent en trois catégories :
Les mentions générales :
1. Identification de votre entreprise :
- nom, adresse, numéro SIREN
- mention du registre du commerce et des sociétés suivie du nom de la ville dans laquelle se trouve le greffe auprès duquel elle est immatriculée
- son numéro intracommunautaire d’identification à la TVA.
- sa forme juridique et le montant de son capital social (pour une société)
2. Identité du client
- Nom et adresse
- son numéro intracommunautaire d’identification à la TVA en cas d’opération réalisée dans un autre pays européen.
3. Désignation précise et la quantité des produits vendus ou des services fournis.
- La quantité doit être exprimée en unités de produit (ou de service), en poids, volume ou taux horaire selon les usages de votre entreprise ou de votre profession.
4. Le prix à payer, la TVA et les réductions appliquées
- Le prix unitaire hors taxes de chaque produit (ou prestation)
- le taux de TVA applicable à chacun
- le montant total hors taxes des produits soumis au même taux de TVA (si différents taux sont applicables)
- le montant total de la TVA par taux applicable (si différents taux sont applicables) et le montant total du prix hors taxes, de la TVA et du prix TTC
- Les réductions doivent être notifiées ligne par ligne pour les produits concernés
5. La date limite de paiement, les pénalités de retard et les frais de recouvrement
- si la facture est adressée à un professionnel
- en cas de non mention : le taux légal en vigueur s’applique
- si règlement anticipé, précisez les conditions d’escompte ou
- si vous n’accordez pas d’escompte, quelle que soit la date de règlement, préciser : « pas d’escompte pour règlement anticipé »
Depuis le 1er octobre 2019, deux nouvelles mentions obligatoires doivent figurer sur les factures :
- l’adresse de facturation des parties, lorsqu’elle est différente de leur adresse,
- le numéro du bon de commande, s’il a été préalablement établi par l’acheteur.
Mentions particulières
- Si vous êtes membre d’une association / centre de gestion agréée précisez la mention selon laquelle, en cette qualité, vous acceptez les règlements par chèque : « Membre d’une association agréée, le règlement par chèque est accepté »
- si vous exercez une activité artisanale, il faudra mentionner sur vos factures et devis :
- l’assurance souscrite au titre de votre activité (par exemple : « décennale »),
- les coordonnées de votre assureur,
- la couverture géographique de votre contrat.
Mentions spécifiques en cas d’exonération de TVA
- Pour les entreprises soumises au régime de la franchise en base de TVA (régime micro, auto-entrepreneur…) :
- il faudra obligatoirement mentionner : « TVA non applicable, article 293 B du Code général des impôts».
- aucun montant ni taux de TVA ne doit figurer sur vos factures
- Pour les ventes de biens au profit d’entreprises ressortissantes d’autres États membres de l’Union européenne et si ces ventes sont exonérées de TVA :
- Il faudra mentionner sur les factures : le numéro de TVA intracommunautaire de vos clients ainsi que la mention : « Exonération de TVA, article 262 ter, I du Code général des impôts et autoliquidation »
- aucun montant ni taux de TVA ne doit figurer sur vos factures
- Pour les ventes sont réalisées en dehors de l’Union européenne : vous pouvez mentionner l’article 262 I du CGI.
- Prestations de services à un client installé dans un autre État membre de l’Union européenne
- lieu d’imposition des prestations de services entre entreprises est celui où est situé l’acheteur et non plus celui où est établi le prestataire (depuis le 1er janvier 2010)
- système de l’autoliquidation de la TVA, aucune mention de la TVA sur vos factures, mais vous devrez indiquer : « Exonération de TVA, article 283-2 du Code général des impôts »
- Pour les sous-traitants dans le secteur du bâtiment : il faudra obligatoirement mentionner « TVA due par le preneur assujetti ; autoliquidation en application de l’article 242 nonies A, I-13° de l’annexe II au CGI ».
Quelles pénalités pour les infractions aux règles de facturation ?
Les entreprises ne respectant pas les règles de facturation s’exposent aux amendes suivantes :
- une amende fiscale de 15 €, par mention manquante ou inexacte. Toutefois le montant de l’amende ne peut excéder 25% du montant de la facture.
- une amende administrative de 75 000 € pour une personne physique et 375 000 € pour une personne morale.
Si la faute est commise une deuxième fois dans un délai de deux ans à compter de la première sanction, cette amende peut être doublée.
Le rôle de votre cabinet d’expert comptable :
Le cabinet d’expert-comptable joue un rôle essentiel dans le processus de facturation des entreprises, apportant une valeur ajoutée à plusieurs niveaux, notamment par le biais de conseils avisés et l’utilisation de logiciels performants.
- Conseils stratégiques
L’expert-comptable conseille l’entreprise sur la structure optimale de ses factures, en veillant à la conformité légale et fiscale.
Il offre des conseils sur les meilleures pratiques en matière de TVA et d’autres aspects fiscaux liés à la facturation.
L’expert-comptable peut également fournir des recommandations pour optimiser les délais de paiement et gérer efficacement les créances.
- Conformité légale et fiscale
Il s’assure que toutes les mentions obligatoires requises par la loi sont correctement incluses dans les factures émises.
Veille à la conformité aux normes comptables en vigueur, garantissant ainsi une gestion financière conforme aux règlements en place.
- Accompagnement
Toute entreprise doit disposer d’un logiciel de facturation permettant de suivre la séquentialité des factures, d’assurer leur conservation et leur authenticité et enfin de respecter les nombreuses mentions obligatoires sous peine d’une amende significative. Il est d’ailleurs interdit de supprimer une facture, celle-ci doit être compensée par un avoir.
Binomial vous accompagne dans l’utilisation de ces outils afin d’améliorer l’efficacité opérationnelle globale de votre entreprise. Les logiciels facilitent le suivi en temps réel des transactions financières, offrant ainsi une visibilité instantanée sur la situation financière de l’entreprise.
- Analyse des données
L’expert-comptable analyse les données financières générées par le processus de facturation, fournissant des insights précieux pour la prise de décision.
Il utilise les informations extraites des factures pour établir des prévisions, identifier des tendances financières et recommander des ajustements stratégiques.
En résumé, le cabinet d’expert-comptable agit comme un partenaire stratégique en offrant des conseils de pointe et en utilisant des logiciels performants pour garantir une facturation efficace et conforme. Cette approche holistique contribue à renforcer la santé financière de l’entreprise et à assurer sa conformité aux normes en vigueur.
