Les frais réels, c’est quoi ?
On appelle frais réels l’ensemble des dépenses engagées par un salarié dans le cadre de son activité professionnelle. Ils peuvent, à ce titre, être déduits en grande partie des revenus du travail à déclarer. En les déduisant, il est possible de réduire ses impôts sans investir, sous certaines conditions :
- Ils doivent résulter de l’exercice d’une activité professionnelle salariée
- Ils doivent être payés la même année que la perception des revenus
- Il est obligatoire de justifier ces dépenses et de conserver les factures pendant les trois années suivantes mais elles ne sont à joindre dans la déclaration d’impôts. Il suffit de pouvoir les présenter si le centre des finances publiques les lui réclame
- Ils doivent être détaillés dans une lettre jointe à la déclaration de revenus et leur montant total doit être renseigné.
Quels sont les frais réels déductibles de ses impôts en 2022 ?
Les frais réels déductibles d’impôts sont ceux relatifs principalement au transport et aux repas pris dans le cadre du travail. Ces dépenses incompressibles peuvent être intégrées à la déclaration de revenus et de charges afin qu’elles viennent diminuer la base imposable du salarié.
Les frais de transport ou frais kilométriques
Depuis le 13 février 2022, face à la montée des prix à la pompe, le barème des indemnités kilométriques est revalorisé de 10 % (20% pour les véhicules électriques depuis 2021) pour l’imposition des revenus de l’année 2021.
Les frais de transport que l’on peut déduire comprennent :
- Les trajets quotidiens effectués du domicile au lieu de travail jusqu’à 40 kilomètres par trajet et par jour travaillé (soit 80 kilomètres aller-retour). Si le salarié dépasse cette distance, il peut déduire les kilomètres supplémentaires s’ils sont justifiés par une situation familiale ou professionnelle particulière.
- Les frais d’utilisation du véhicule (auto ou moto) dans un cadre professionnel. Le montant de déduction est fixé selon la part effectivement supportée dans le cadre de l’usage professionnel du véhicule ou selon des barèmes tenant compte de la puissance du véhicule et du nombre de kilomètres parcourus.
Comment calculer les frais de transport ?
Il existe deux calculs des frais de transport :
- Mode forfaitaire: le calcul se base sur un barème forfaitaire établi chaque année par l’administration fiscale pour les voitures, les motocyclettes et les cyclomoteurs. Celui-ci est indexé sur la puissance administrative du véhicule utilisé (nombre de chevaux fiscaux) ainsi que sur la distance parcourue à l’année. Ce barème pondéré tient compte de l’ensemble des frais inhérents à l’usage professionnel du véhicule (dépréciation, carburant, entretien du véhicule, assurance etc.)
- Mode de déduction réelle : calcul plus compliqué à réaliser car le salarié doit estimer lui-même les frais du véhicule (frais d’entretien, de carburant et de stationnement, primes d’assurance, amortissement du véhicule etc.) en séparant l’usage personnel de l’usage professionnel. Il est également possible d’intégrer les intérêts d’emprunt du véhicule ou les frais de péage, dont il faut garder les factures (pendant au moins trois ans) en cas de contrôle du fisc.
Quel est le barème kilométrique en 2022 ?
Il existe trois barèmes pour déclarer les frais kilométriques déductibles :
- Le barème pour les voitures
- Le barème pour les deux-roues, lui-même divisé en deux catégories : les motocyclettes (cylindrée supérieure à 50 m3) et les cyclomoteurs (cylindrée inférieure ou égale à 50 m3).
Ces barèmes prennent également en considération d’autres frais induits sous-jacents. On peut citer par exemple :
- la dépréciation du véhicule ;
- les dépenses engagées pour l’achat de matériel de protection (casques, genouillères) ;
- les frais d’entretien et de réparation du véhicule ;
- les remplacements de pneumatiques ;
- les frais de carburant ;
- les primes d’assurance.
Les frais de péage et de stationnement sont également déductibles mais hors barème sur la base des montants effectivement supportés et pouvant être justifiés par des factures.
Pour vous aider à évaluer plus facilement vos frais kilométriques, vous pouvez utiliser le simulateur dédié au calcul des frais kilométriques en cliquant ICI.
Les frais de repas
Si le salarié est contraint de prendre ses repas à l’extérieur en raison de l’éloignement du domicile ou d’horaires de travail trop rapprochés, ils peuvent être déduits des revenus. Il pourra alors déduire les frais supplémentaires engagés par rapport au prix d’un repas pris à domicile, fixé à 4,95 € en 2022.
Comment calculer les frais de repas ?
Si un lieu de restauration collective est proposé au salarié dans l’entreprise ou à proximité, il pourra déduire le montant des frais supplémentaires égal à la différence entre le prix du repas payé à la cantine de l’entreprise et le prix d’un repas à domicile (fixé chaque année par l’administration fiscale).
Si le salarié ne dispose pas d’une cantine d’entreprise, il pourra déduire le montant des frais supplémentaires égal à la différence entre le prix du repas payé et le prix d’un repas à domicile (4,95 €). Il faudra garder les factures complètes et précises, sans lesquelles les frais supplémentaires sont évalués au prix défini par l’administration pour un repas pris à domicile (4,95€).
Si malgré la mise à disposition d’un lieu de restauration dans l’entreprise ou à proximité, le salarié décide de déjeuner à l’extérieur, il ne pourra pas prétendre à la déduction de l’excédent de prix par rapport à la valeur du repas pris à domicile.
À savoir : Si le salarié utilise des tickets-restaurant, il doit soustraire la part du repas prise en charge par l’employeur du montant de la déduction.
Pour connaître le montant prévisionnel de votre impôt au regard de votre situation en matière de déduction des frais professionnels, vous pouvez utiliser le simulateur de l’impôt sur le revenu 2022 en cliquant ICI.
Les frais liés au télétravail
Le télétravail a été généralisé depuis la pandémie de la Covid 19, même s’il existe déjà depuis plusieurs années. Cette situation générant plusieurs conséquences financières et fiscales, l’administration a été amenée à légiférer sur le télétravail qui est appelé à s’installer durablement.
Comment déduire les frais réels en télétravail ?
Si le salarié a dû engager des frais personnels pour s’équiper dans le cadre de son travail (électricité, téléphone, imprimante, cartouches d’encre, forfait internet etc.), il existe plusieurs cas de figure à considérer pour la déduction des frais réels liés au télétravail :
- Le salarié n’a pas perçu d’indemnité compensatrice de l’employeur :
- S’il a opté pour la déduction forfaitaire, un abattement forfaitaire de 10 % est appliqué sur les traitements et salaires ;
- S’il a opté pour la déduction des frais réels, les frais engagés pour le télétravail sont déductibles à hauteur de 2,50 euros par jour de télétravail soit 55 euros déductibles chaque mois dans la limite de 580 euros par an. La déduction des matériels achetés au réel est également possible si elle est préférentielle pour le salarié.
2. Le salarié a perçu une indemnité compensatrice de l’employeur :
- S’il a opté pour la déduction forfaitaire, les indemnités perçues pour les frais de télétravail sont exonérées d’impôts et ne doivent pas être déclarées. L’abattement forfaitaire de 10 % est uniquement calculé sur les traitements et salaires.
- S’il a opté pour la déduction des frais réels, l’allocation versée par l’employeur n’est également pas imposable et n’a pas besoin d’être déclarée. Les frais de télétravail engagés ne peuvent en revanche être déduits des revenus. Seuls les autres frais professionnels “classiques” sont alors déductibles.
À savoir : si les frais de travail sont supérieurs à l’indemnité versée par l’employeur, Le plafond de déduction est alors identique à celui déjà énuméré précédemment (2,5 euros par jour, 55 euros par mois et 580 euros sur l’année).
Tableau récapitulatif pour la déduction des frais de télétravail
Type de déduction | Frais engagés pour le télétravail avec une indemnité compensatrice | Frais engagés pour le télétravail sans indemnité compensatrice |
Déduction forfaitaire | Indemnité exonérée d’impôt sur le revenu. | Abattement forfaitaire de 10 % sur les traitements et salaires |
Abattement forfaitaire de 10 % sur les traitements et salaires. | ||
Déduction des frais réels | Indemnité exonérée d’impôt sur le revenu. | Frais de télétravail déductibles à hauteur de 2,50 euros par jour, 55 euros par mois et 580 euros par an. |
Frais de télétravail non-déductibles sauf s’ils sont supérieurs à l’indemnité perçue de l’employeur. | ||
Plafond de déduction de 580 euros par an (2,50 euros par jour télétravaillé et 55 euros par mois). | Possibilité d’effectuer une déduction au réel du matériel acheté si celle-ci est plus avantageuse pour le salarié. |
Pour en savoir plus sur la déduction de vos éventuels frais professionnels liés au télétravail à domicile, vous pouvez consulter la Question/Réponse dédiée du site impots.gouv.fr en cliquant ICI.
Autres frais déductibles des impôts
En dehors des frais de transport et de repas qui représentent les principales sources de déduction, d’autres charges plus spécifiques peuvent également réduire la base imposable :
- Les frais de documentation et de mise à jour des connaissances professionnelles (formations, stages, diplômes, qualification, abonnement à des revues périodiques professionnelles…)
- Les dépenses en matériels, mobiliers ou fournitures de bureau d’une valeur inférieure à 500 euros hors taxe
- Les frais de séjour à l’étranger si celui-ci est imposé par l’employeur
- Les frais occasionnés par un demandeur d’emploi pour sa recherche
- Les dépenses en habits professionnels à condition d’être justifiées par des factures (bleus de travail, tenues de magistrat ou de maître d’hôtel etc., mais aussi frais d’entretien et de blanchisserie de ces habits)
- Frais divers :
- cotisations syndicales ;
- intérêts d’emprunt pour devenir actionnaire au sein de la société dans laquelle travaille le salarié ;
- primes d’assurance de responsabilité professionnelle ;
- amortissements des professions artistiques ;
- loyers de locaux nécessaires à l’activité professionnelle et non mis à disposition par l’entreprise (studio, laboratoire, espace de co-working etc.).
Comment déclarer ses frais réels ?
Une déduction forfaitaire de 10 % est appliquée automatiquement par l’administration fiscale lors du calcul de l’impôt sur le revenu pour tenir compte des frais professionnels comme les trajets ou les repas.
Si les dépenses réelles sont supérieures à cette déduction forfaire, il est possible de demander la déduction des frais professionnels pour leur montant réel. Chaque membre du foyer fiscal peut choisir d’opter ou non pour les frais réels, en fonction de ce qui lui paraît le plus approprié.
Pour déclarer les frais réels, il faut remplir les cases 1AK à 1DK de votre déclaration de revenus, sans les soustraire du montant déclaré dans les cases 1AJ à 1DJ.
Vous trouverez ces cases à l’étape 3 de votre déclaration en ligne, après avoir coché la case « Traitements, salaires » et cliqué sur « Suivant ».
Dans la déclaration de revenus, il faut également :
- ajouter aux salaires les remboursements ou allocations versés par l’employeur pour certains frais occasionnés
- préciser la nature et le montant des frais réels dans la déclaration en ligne
- conserver les justificatifs (sans les joindre à la déclaration) en cas de contrôle
Afin de s’assurer que les conseils ci-dessus s’appliquent bien à votre situation et éviter d’éventuelles erreurs d’interprétation, n’hésitez pas à nous contacter !
